勉強会をやる時の段取りまとめ - ku-sukeのはてなダイアリー のつづき。
前回の内容をベースに、すこし最近の状況にあわせときます。
だいたい40〜100人前後の勉強会、20〜50人前後の懇親会を目安に書いています。
もうちょっと少なければ、適当に間引いてください。
事前の準備編
- 準備はatndを使う。がキャンセル率が高いので、シビアな人数把握には利用しない。
- 相場として100人くらいの規模のイベントだとドタキャン率は2割程度
- 勉強会だと、少し大目に募集しておいて、「定員越えの場合は後から来た人が立ち見ですよ」とかにすると良い。
- 「あとから登録した人」ではなく「後から来た人」がポイント。
- 懇親会は、atndで別エントリにする、が、こちらもシビアな人数確認には使わない。
- 相互のエントリにリンク張っておく。
- 会場へのアクセスはわかりやすく。
当日の準備編
- 可能であれば建物入り口などに会場案内A4をテープで貼らしてもらう。
- 発表者は、事前にプロジェクタの接続確認（ちゃんと発表スライドが映るか）してもらう。
- もらえる人は、先に発表資料をUSBメモリとかでいただいておく。
- スタッフが確保可能な場合は受付を用意し、参加名簿に記入してもらう。↓
勉強会の開始
- トイレと喫煙所、自動販売機、建物の再入場などの説明。
- Wifiのアドレスとパスワードの連絡。
- Twitterのタグの連絡。
- ust・写真・録画・録音NGな人がいないか確認。
- タイムキーピングはそれなりに。LTだっていってるのに15分くらいしゃべる猛者もいるらしいので。
- ２時間とかロングランの勉強会は間に休憩を挟む。
- 始まる前、途中、終わる前に「参加名簿 兼 懇親会参加最終確認シート」に記入してもらう。
- 「名前｜呼び方｜参加・不参加｜学生・発表者フラグ｜メモ」
- メモ欄は、あとで飲み代の回収したときのチェック欄に使う。「領収」っていうタイトルにすると、領収書をもらえると勘違いされる。
- ここでほぼFIXな人数が確定できるので、居酒屋に対応可能か聞く。増える分にはそんなに嫌な顔されない。
- なのでatndの人数の8がけくらいを最初は伝えておいて「増えるかもしれません」にする。
- どうせ見知らぬ人ばっかりなので、11+6+6のように席が分かれてもよいと伝える。
懇親会の開始
- ネット上の名前とリアルな名前が一致しない人が多いので、マジックを持っていって名刺裏に書いてもらうのも有りかと。
- 領収書が必要なクラスタの方は、レジに自分でもらいに行ってもらう。
- ラストオーダーあたりで回収に向かう。人数が多い場合は、分担する。
こんなかんじでしょうか。転勤したらまたイベント企画しますね。
