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ku-sukeのブログ

Just another hatena blog

ぼくのかんがえたさいきょうのタスク管理

 現職でもやっとテンパってミスするくらいタスクが溜まりだしたので、前職時代に考えたタスク管理方法を紹介します。基本的にRTMとかGTDとか形から入ってみたもののうまく行かない人におすすめです。

特徴としては、

  • 俯瞰性高く(どうしてもマルチタスクにならざるをえないので)
  • 柔軟で(色とかつけて目立たせたい)
  • 多デバイスからアクセスできる(見れるだけでもいいけど)

です。とりあえず絵で見てください。

使うツール:Google DocsのSpread sheet

あれです。オンラインのエクセル(以下エクセルと表記。スプレッドシートって長いし。)のやつです。使ったことない人は、 http://docs.google.com/ でためしに左っかわの「作成」からスプレッドシートを作成してみましょう。

こいつのいいところは

  • 俯瞰できる(表計算ツールなので、、)
  • こまめに自動保存してくれる
  • ミスっても履歴を残してくれる
  • iPhoneからでも見れる(更新は超めんどくさいけど)

なのです。で、そこに記載するルールですが

1行目にタスクのジャンル、2行目以下TODO

基本、これがすべてです。というかTODO管理で嫌いだった階層化とか、そんな大層なのイランのですよ。

1行名には、プロジェクト名だとか、自分がやるべき最小単位が属する大枠を書きます。ただ、1ジャンル1タスクくらいだったら「その他」とかにまとめちゃいます。

これで、タスクがいい感じにゆるーくグルーピングされました。いいですね。画面の左側に利用頻度の高いジャンルを持ってくるといいのですが、そのへんもエクセルなので列のヘッダ(アルファベット部分ね)をドラッグドロップするだけなのです。

適当にデコる

あとは、早くやらないとヤバい順序に目立たせます。背景色赤→文字赤→背景色オレンジのような順です。

終わったあとも同様に、「完了」=背景グレー で、終わったことをメモったままにしたほうがいい期間はそこにとどめておき、「たぶん忘却してもOK」は20行下くらいにカット&ペーストで移動します。そして、月に1度くらいまたは溜まってきたらざっくり消しちゃいます。

ちなみに上下の順はそれほどきにしません。とにかく雑に管理できるのがポイントなので、開いているマスに書く→やばくなったら色づけるの繰り返しです。

おまけ:個人的なことも書きだす

 GTD本で学んだことはこれだけなのですが、とにかく自分という人間を主体に、やるべきことを会社個人分け隔てなく書きだすようにしています。ただし、仕事中はあんまり目に入らないよう、右側の方に追いやっています。

以上です。形式にとらわれずタスク管理してみたい方にお勧めですー。