読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ku-sukeのブログ

Just another hatena blog

大規模懇親会を支える技術 〜会場内での懇親会〜

大規模懇親会を支える技術〜ドタキャン率と戦う方法〜 - Yamashiro0217の日記みたいに書いて見ました。

はじめに告知です!

12月13日にスマホ勉強会やります。ぜひご参加くださいませ〜。
#shibuya_sp 勉強会 vol1 : ATND

会場内で懇親会をやることになった。

以前もありましたが、リクルートMTLさんとか、D2Cさんとかの会場は、そのまま懇親会も可能なスタイルで提供されています。今回のサイバーエージェントセミナールームも飲食OKということで、発表終了のまま懇親会に突入することになりました。そこで過去の知見を思い出しつつ(参考:勉強会の段取りまとめ、更新版 - ku-sukeのはてなダイアリー)まとめてみたいと思います。

飲食発注(ピザとカクヤス)

懇親会といえばピザですね。予算たっぷりの会ならケータリング頼む手もありますが、毎回毎回そんなのもあれだし、ピザとビールのほうが雰囲気出ますよね。よね。

まずピザですが、20枚くらい頼む場合は、だいたい1週間くらい前に注文してあげたほうが、ピザ屋さんの材料発注のスケジュール的にもやさしいでしょう。届け先と、受け取り担当者名を確定させて、きっちり受け取れるようにしましょう。領収証も事前に依頼しておきましょう。

ピザ以外は、今回はカクヤスにします。カクヤスがない地域はAmazonでもいいかもしれませんが、早めに届いた場合保管場所が必要になります。今回の注文例は以下のとおり(80人想定)

  • ビール 6ケース144本
  • その他リキュール 20人分くらい
  • ジュース、お茶
  • ポテチ、おかし
  • 紙皿100、紙コップ200、ゴミ袋、ウェットティッシュ5本

特に最後のゴミ袋は重要です。だいたい買い忘れてコンビニに走ることになります。また、分別ルールを守る場合は、ゴミ袋を使い分けるために、A4用紙、マジック、セロテープなどもあるとよいでしょう。

飲食到着(受け取りと保管)

 全てが時間通り届くとは限りません。だいたい勉強会の発表部分+事前のスタッフ入りを足せば3時間くらいは最低あるので、その時間内に届けてもらうようにします。早く受け取れるなら大丈夫ですが、そんな会議室前に常にいるわけじゃないですしね。

 事前に届ける場合は、A4用紙などででっかく「YYYY/MM/DD HH〜 ○○勉強会用 担当誰々」とかいて、荷物をどけたい人が出てきたときに連絡が付くようにしておきましょう。ここでもマジックとセロテープは必須です。

懇親会受付

 費用を徴収する場合は、勉強会自体の受付時に行いつつ、遅れてきて受け付けていない人は、勉強会の最中にアナウンスして受付してもらうようにします。領収証は出さない場合でも、名前だけ聞いて「受付した方のみご参加ください」とアナウンスすれば、あとは参加者のモラルに任してもさほど問題は起きないでしょう。

懇親会場設営

 勉強会スタイル(スクール形式)だとみんなの移動がしにくいので、幾つかの長机を組み合わせた島をつくりつつ、余った机は部屋の壁際に寄せて、参加者の荷物置きとして活用します。この間は、スタッフを動員してもいいですし、参加者に協力を仰いでもよいでしょう。机が設営できたら、飲食物を配ります。多少の偏りがあってもいいので、迅速に配ることを優先とします。

片付け、飲み残し、余ったもの

 だいたい20分前くらいに片付け開始をアナウンスします。話も盛り上がってるので、片付けに協力してくれる人は1〜2割でしょう。10分前くらいに帰りたい人はかえっていいよと締めます。有志に片付けを手伝ってもらいましょう。

 片付けのアナウンス時に、分別方法、飲み残しを捨てる場所について案内します。また、未開封のビールやおかしを、おみやげに渡すか回収して次回勉強会にプールするかも案内します。食べこぼし、飲みこぼしについてはそれぞれの会場の清掃ルールを事前に確認し、必要であれば清掃用具を借りておきましょう。来る前より綺麗に、が合言葉です。

 5分前になったら、有志の方も退場いただき、スタッフで最後のチェックを行います。施錠し、気をつけて帰りましょう。

というわけで、#shibuya_sp 勉強会 vol1 : ATNDではよく訓練された参加者を大募集ですw。どうぞよろしくお願いします。