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ku-sukeのブログ

Just another hatena blog

勉強会の段取りまとめ、更新版

勉強会をやる時の段取りまとめ - ku-sukeのはてなダイアリー のつづき。

前回の内容をベースに、すこし最近の状況にあわせときます。
だいたい40〜100人前後の勉強会、20〜50人前後の懇親会を目安に書いています。
もうちょっと少なければ、適当に間引いてください。

事前の準備編

  • 準備はatndを使う。がキャンセル率が高いので、シビアな人数把握には利用しない。
    • 相場として100人くらいの規模のイベントだとドタキャン率は2割程度
    • 勉強会だと、少し大目に募集しておいて、「定員越えの場合は後から来た人が立ち見ですよ」とかにすると良い。
    • 「あとから登録した人」ではなく「後から来た人」がポイント。
  • 懇親会は、atndで別エントリにする、が、こちらもシビアな人数確認には使わない。
    • 相互のエントリにリンク張っておく。
  • 会場へのアクセスはわかりやすく。

当日の準備編

  • 可能であれば建物入り口などに会場案内A4をテープで貼らしてもらう。
  • 発表者は、事前にプロジェクタの接続確認(ちゃんと発表スライドが映るか)してもらう。
  • もらえる人は、先に発表資料をUSBメモリとかでいただいておく。
  • スタッフが確保可能な場合は受付を用意し、参加名簿に記入してもらう。↓

勉強会の開始

  • トイレと喫煙所、自動販売機、建物の再入場などの説明。
  • Wifiのアドレスとパスワードの連絡。
  • Twitterのタグの連絡。
  • ust・写真・録画・録音NGな人がいないか確認。
  • タイムキーピングはそれなりに。LTだっていってるのに15分くらいしゃべる猛者もいるらしいので。
  • 2時間とかロングランの勉強会は間に休憩を挟む。
  • 始まる前、途中、終わる前に「参加名簿 兼 懇親会参加最終確認シート」に記入してもらう。
    • 「名前|呼び方|参加・不参加|学生・発表者フラグ|メモ」
    • メモ欄は、あとで飲み代の回収したときのチェック欄に使う。「領収」っていうタイトルにすると、領収書をもらえると勘違いされる。
  • ここでほぼFIXな人数が確定できるので、居酒屋に対応可能か聞く。増える分にはそんなに嫌な顔されない。
    • なのでatndの人数の8がけくらいを最初は伝えておいて「増えるかもしれません」にする。
    • どうせ見知らぬ人ばっかりなので、11+6+6のように席が分かれてもよいと伝える。

懇親会の開始

  • ネット上の名前とリアルな名前が一致しない人が多いので、マジックを持っていって名刺裏に書いてもらうのも有りかと。
  • 領収書が必要なクラスタの方は、レジに自分でもらいに行ってもらう。
  • ラストオーダーあたりで回収に向かう。人数が多い場合は、分担する。

こんなかんじでしょうか。転勤したらまたイベント企画しますね。